谈造价咨询业务管理软件应用

我国造价咨询企业经过十多年的发展，企业的数量和规模急剧扩大，随着规模的扩大，如何加强企业内部管理，提高服务质量，成为造价咨询企业亟待解决的问题。

1、背景资料

我公司现拥有工程造价专业咨询员90多名，造价咨询年营业收入5000万左右。由于项目较多，往往有的项目领导分配到专业咨询员后，就被遗忘了，要建设单位或施工单位催促后，才想到去做，严重影响到企业的信誉。另外，由于领导不能及时掌握所有专业咨询员每个项目进展情况，在分配新任务时，造成专业咨询员间工作忙闲不均，收入差距悬殊，影响企业员工队伍的稳定。针对这种情况，我们公司引进了常州市思沃特网络科技有限公司研发的工程造价事务所业务管理系统软件，对造价咨询业务进行规范化、标准化的管理。

工程造价事务所业务管理系统可对工程咨询过程中产生的各项数据、涉及的工程咨询业务流程、相关文档、相应人员等进行管理。通过工程造价事务所业务管理系统，实现工程咨询业务的流程规范化，记录工程咨询人员的各项操作。公司业务监控的实时性，使业务流程在各相关人员和部门之间平滑流动，便于领导控制项目进度，提高协同工作效率。

2、主要功能介绍

业务管理系统是以工程咨询单位主要业务流程为依托而建立起来的，工程咨询项目业务流程的各项信息处理均在该系统中完成，包括：项目台账、项目派单、项目三级审核、项目签发、审核报告自动生成、内部绩效分配、项目盈利核算等工作的信息处理。

工程造价事务所业务管理系统融企业业务流程管理、企业人力管理、企业客户资源管理、企业学习管理、日常办公管理等，全面规范咨询企业管理，提升工作质量。

2、1日常办公管理

(1)日程管理：对每天的工作行程进行安排，预设提示功能。(2)邮件管理：内部邮件管理，提高企业内部电子信息交流效率。(3)公告管理：内部重要活动和会议告知等，提高通知的传播效率。(4)工作计划：对每天的工作进行记录、总结，日事日清。

2、2咨询业务管理

(1)项目登记：咨询项目注册登记，项目基本情况、咨询类型、收费设置、电子附件；(2)项目分配：管理者对新项目的分配，根据各部门、人员目前的工作量合理分配新任务。(3)项目实施及安排：负责人根据新项目的大小进行项目分解，各分项根据专业或大小安排合适的专业咨询人员工作。(4)项目审核管理：根据审核项目的工作流程初审、复核等设计业务流，帮助企业严控审核项目的质量和流程。过程中可以利用三材含量指标进行项目比对，协助项目审核。(5)项目结算：项目各分项综合统计，出具报告，完成项目收费款项的汇总。(6)报表打印：根据流程中审核的数据自动生成报表，提高工作效率，规范存档。(7)项目查询：根据项目名称、时间段等查询各部门已完项目或进行项目等的情况，帮助企业检查年度（月度）任务目标完成情况、和下一年度（月度）任务计划的制定；专业人员业务量的记录考核等。项目应收、开票、实收情况分析。项目进度的动态图表显示，有效控制项目进度。

2、3招标代理业务管理

(1)标段登记：代理标点基本情况，收费设置等进行登记。(2)标段实施：进行各标段工作计划的合理编排，关键点的控制。(3)招标表式管理：各标段投标表式的控制，编制要求等。(4)投标管理：资质评审后对投标单位投标文件购买，投标现场投标报价，中标价等进行合理管理(5)招标结算：招标代理标段完成后，进行标段信息汇总，代理费等的统计和清查。(6)项目查询：根据项目名称、时间段等查询各部门已完项目或进行项目等的情况，帮助企业检查年度（月度）任务目标完成情况、和下一年度（月度）任务计划的制定。标段应收、开票、实收情况分析。

2、4跟踪审核管理

(1)项目登记：跟踪审核项目注册登记，项目基本情况、咨询类型、收费设置、电子附件；(2)项目分配：管理者对新项目的分配，根据员工目前的工作量合理分配新任务。(3)事项管理：施工阶段重要事项的公司上下级沟通，协做。(4)签证变更管理：施工阶段关于洽商变更阶段的造价控制，报告管理等。(5)进度款管理：施工阶段关于进度款的造价控制，报告管理等。(6)询价管理：施工阶段材料的询价服务，询价信息的记录。(7)项目结算：项目结算时期的造价控制。(8)项目查询：根据项目名称、时间段等查询各部门已完项目或进行项目等的情况，帮助企业检查年度（月度）任务目标完成情况、和下一年度（月度）任务计划的制定；专业人员业务量的记录考核等。

2、5客户管理

客户信息管理：客户资料的全面掌握，协助公司开展对外业务，帮助工作对客户生日、重要事件等进行关系营销。

2、6员工管理

(1)部门结构设置：根据公司的目标和市场策略，进行公司内部结构的设置，帮助功能建立合理的组织结构。(2)员工信息管理：全面了解公司员工的个人信息，对人员技能，培训情况等做详细记录，帮助员工发挥自己的最大特长，创造更多效益。(3)员工证件管理：咨询机构对资质的特殊要求，帮助企业统计、分析目前员工各项技能、从业证书等。

2、7财务管理

(1)薪资管理：员工工资的制定、查询、绩效的查询。(2)票据管理：公司票据记录，收支费用、欠款等管理。

2、8制度管理

(1)制度分类：公司各项制度的分类。(2)制度上传：制度文档的管理。(3)制度浏览：制度的网络浏览，供员工浏览。

2、9资料管理

电子资料管理：强大的在线知识管理系统中可以维护、积累企业内部的各种信息，及时为相关人员提供知识积累。

2、10系统管理

(1)文号设置：根据业务的不同，进行文号设置。(2)权限设置：根据部门、职位合理安排系统的操作权限。(3)密码修改：个人密码的设置、修改，保障公司信息的安全性。

3、操作流程

针对我公司实行专业咨询员、项目负责人、技术质量总监和技术负责人四级复核制度，制定了相应的工程造价咨询操作流程。

3、1工程造价咨询

(1)项目分配。公司接到任务后确定项目负责人和专业咨询员，由系统管理员将任务分配给项目负责人和专业咨询员，项目负责人和专业咨询员进入系统即可看到所分配的工作，专业咨询员领取资料开始审核工作。(2)项目审核流程。专业咨询员初审上报→项目负责人复核→技术质量总监审核→技术负责人终审→公司领导签发。

3、2招标代理模块流程

(1)项目分配。同工程造价咨询；(2)招标代理流程。签订合同→编制招标文件→资格预审→开标会→拟定评标报告，发中标通知书

3、3跟踪审计模块流程

(1)项目分配。同工程造价咨询。(2)跟踪审计流程。跟踪审计人员审核（现场签证、进度款等）→项目负责人复核→技术质量总监审核批准→（技术负责人审批签发）

4、应用效果

通过工程咨询业务管理系统的使用，使我们公司的工程咨询业务流程操作更加规范化。作为公司领导，能全面掌握公司所有造价专业咨询员的工作进展和收入情况，从而合理分配任务，最大限度地发挥每个专业咨询员的作用。作为专业咨询员，可以利用系统自带的各种表格模板和流程中自动生成的流程单、审定单等提高工作效率，减少工作差错。随着工程咨询业务管理系统的持续使用和不断完善改进，该系统必将在工程造价咨询企业中发挥出更大的作用。