水利工程技术档案信息化管理简述

  • 来源:建筑网   2018-12-06 16:35
摘要:

从水利工程管理单位档案管理的流程来看,水利工程技术档案一般分为收集、整理和归档,水利工程项目实施过程对信息技术的广泛应用,特别是计算机和网络广泛运用,更多的技术文件从项目实施计划表、项目开工审批、项目验收、项目决算、项目归档等都直接在电脑上操作,无纸化办公出现的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的水利技术档案管理系统已经不能满足当前形势的需求,对工程技术档案的管理提出了更高的要求。

水利工程管理单位档案管理的流程来看,水利工程技术档案一般分为收集、整理和归档,水利工程项目实施过程对信息技术的广泛应用,特别是计算机和网络广泛运用,更多的技术文件从项目实施计划表、项目开工审批、项目验收、项目决算、项目归档等都直接在电脑上操作,无纸化办公出现的电子文件、图像文件、图形文件等,传统的水利技术档案管理系统已经不能满足当前形势的需求,对工程技术档案的管理提出了更高的要求。

目前,水利工程技术档案管理的现状是:

(一)技术纸质档案完善。从江苏省水利工程管理单位档案管理的调研中发现,水利工程技术纸质档案比较完善,这得益于工程基本建设程序的规范化程度,工程竣工验收必须先验收工程技术档案,使得工程技术档案的齐全、完整。

(二)信息化管理起步。现在江苏省的水利工程管理单位档案管理普遍使用了档案管理系统,一般是由江苏省档案局或是地级市档案局开发的两种,其中也有技术档案管理的相关应用。

(三)信息化建设意识初具。由于档案纸质件的完善和信息化管理软件的完善,现在水利工程管理单位所聘用的档案管理人员都以高学历、精通计算机应用的年轻人为主,已经初步具备一些档案信息化建设的意识。

二、水利工程技术档案信息化管理过程中发现的主要问题

目前,水利工程内部技术档案信息化建设开始使用计算机开展档案信息的存放、检索,增加了档案利用的查找效率和准确度,但是依然出现了一些需要解决的问题:

(一)水利档案管理信息化管理意识不强。长期以来,水利工程建设、管理部门一直比较注重工程技术纸质档案的管理,而在新形势下,对技术档案信息化管理工作从未进行过专门、系统研究,无论从档案形成的流程,还是从档案信息化管理系统的开发,都缺乏最基本信息化管理意识。

(二)水利档案管理信息化流程不完整。当前,水利技术档案管理信息化管理的流程都不完善,一方面,水利技术档案形成的环节只是部分实现了信息化,而不是整个流程;另一方面,水利技术档案的资料只是个别实现了信息化,而不是全部资料,这造成档案信息化整个流程的不完整。

(三)档案信息化系统兼容性不高。水利工程技术档案的内容涵盖了工程研究、设计、招投标、审查、施工、竣工验收、备案、监理等各个环节,涉及的专业、部门众多,这造成每个专业、每个部门所采用的软件和系统都不一样,档案信息化系统难以兼容这么多的软件形成的资料,缺乏统一的标准。

(四)档案信息化管理应用不多。虽然当前档案管理系统中涵盖了部分技术档案管理功能,但是由于技术档案管理功能的单一和应用不便,还仅能提供简单检索和查找,在技术档案的调档和图纸查阅中,还不能提供完整的资料信息,这也造成技术档案应用时往往还是查找纸质图纸和技术资料。

三、水利工程技术档案信息化管理系统完善的几点建议

技术档案信息化建设的主要作用在于:确定技术档案信息化管理的规则、开发档案管理应用软件,注重电子文件档案的管理,确保电子文件、电子档案的完整、齐备、规范,有效利用区域网络和全国档案信息网络。

(一)水利工程技术档案信息化管理系统要实现系统化要以档案行业管理部门为主,推动水利工程技术档案信息化管理系统的系统化建设,在深入调研可研、规划、设计、招投标、施工、验收、质监、监理等每个部门的软件应用情况,从档案管理和应用便捷、高效的角度出发,对档案管理软件特别是水利工程技术档案的形成、整理、存档、查阅、应用等功能进行系统化整合,促进整个流程的系统化。

(二)水利工程技术档案信息化管理系统要实现标准化信息的共享与网络的沟通依靠于同一的要求和准则,各种数据沟通、档案信息的利用,网络平台的链接等,都必须制定一系列完善的标准来加以规定,经过制定和构建一套可具操作性、高效便捷的从信息收集、整理、加工、存放到档案资源的运用的标准机制,保证档案管理信息化的顺利完成。同样,水利工程技术档案管理也需要统一的标准,比如,对技术档案中文档的存储格式、图纸的存储格式、查阅的显示格式、应用借阅的方式等都应进行统一标准。

(三)一要以制度来推动档案信息资源建设,利用数字化、网络化技术方式构建各种规范化、标准化可分享的数据库;二要以制度来促进档案基础平台构建,档案网络构建和管理系统的研发运用,积极引入技术档案管理系统,从而实现技术档案信息资源共享的界面,达到档案信息化传输的网络化形式;三要以制度来提升管理人员的管理水平,使档案管理人员积极引入最新的管理方式和信息化的技术设施运用到档案管理中,达到档案管理信息化、多样化,保证技术档案内容准确和全面,为技术档案有效发挥其作用提供准去的信息支撑。

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